Maak iedere dag zo effectief als de dag voordat je op vakantie gaat

De dag voordat je op vakantie gaat is de dag dat je alles voor elkaar krijgt.
Waarom zou je niet iedere dag zo effectief maken?

Ken je dat gevoel aan het eind van de dag?

Dat gevoel dat er niks uit je handen gekomen is?

Je bent de hele dag druk geweest en het resultaat is….. niks nada noppes niënte.
Je dag werd gevuld met mensen die langskwamen, zinloze vergaderingen, bergen email, telefoontjes, etc. etc..

Iedereen heeft er schuld aan dat jij niks voor elkaar kreeg inclusief jijzelf.

Laten we even terug gaan naar het begin van de dag.

Je zit aan je bureau, kopje koffie erbij en je start de computer. Ergens in de hoek ligt je notitieblok dat je zelden gebruikt.

Wat als je dat notitieblok nu eens zou pakken?

En begint met het maken van een lijst. ‘Ja een lijst’, hoor ik je denken. Dat is een goed idee. Dan schrijf ik alles op en heb ik weer overzicht. Dan kan ik er dingen afstrepen die gedaan zijn en er nieuwe taken aan toevoegen.

‘Ho ho, zo’n lijst bedoel ik niet.’

De lijst die jij in gedachten hebt is er een van het type kortdurende oplossingen. Zo’n lijst werkt een paar dagen, maximaal een week. Dan ben je het lijstje zat en het overzicht kwijt. Overal staan taken en doorgestreepte taken. Je lijst ziet er onaantrekkelijk en onoverzichtelijk uit en je legt hem in de hoek. Als snel komen er papieren bovenop te liggen en voor je het weet ben je hem vergeten.

Herkenbaar?

Wat voor een lijst bedoel ik dan wel?

Oké, terug naar de koffie. Je pakt je notitieblok en schrijft bovenaan je topprioriteit die jou dichter bij je doel gaat brengen. Denk hier even over na.

Je gaat dus niet klakkeloos alles opschrijven wat in je hoofd opkomt maar alleen het allerbelangrijkste dat jij vandaag kunt doen om dichterbij je doel te komen.

Je absolute nummer 1 taak.

Daaronder schrijf je maximaal 5 andere taken die je vandaag kunt uitvoeren. Alles wat niet binnen je dag past, komt er niet op.

‘Oh nee?’ hoor ik je denken.

‘Maar wat als mijn allerbelangrijkste taak nou niet in één dag past? Sla ik die dan maar over?’

Nee natuurlijk niet. Als je taak zo groot is dat hij niet in een dag past, moet hij opgedeeld worden in kleinere – wel haalbare – taken.

Waarom zou je grote taken opsplitsen in kleinere taken?

We weten allemaal dat onrealistische doelen leiden tot improductiviteit. Je taak is zo groot dat je gewoon niet weet waar je moet beginnen.

En dus doe je maar wat.

Je begint ergens en aan het einde van de dag is er niets uit je handen gekomen.

En dat willen we niet meer.

Om grote taken op te splitsen in kleine taken moet je specifiek zijn.

Specifiek zijn dwingt je tot nadenken.

Je omschrijft exact de taak zoals die uitgevoerd moet worden.

Bijvoorbeeld: Een salesmanager heeft als opdracht zoveel mogelijk producten te verkopen en een bepaalde omzet te realiseren. Dit is een taak die zich verspreid over de maand of het kwartaal of misschien zelf wel het jaar.

Hoe splits je een taak op in kleinere taken?

Om producten te verkopen heeft de salesmanager klanten nodig. Om nieuwe klanten te vinden en verkoopafspraken te maken moeten er ontmoetingen met potentiële klanten geregeld worden. Ook dit is een proces dat meerdere dagen in beslag neemt en dus nog niet specifiek genoeg.

Stel dat de salesmanager gemiddeld 20 telefoontjes met nieuwe klanten moet plegen om 1 afspraak te maken. Dan zou het nummer 1 doel van deze salesmanager moeten zijn om vandaag deze 20 telefoontjes te plegen.

De telefoontjes leiden tot afspraken die weer leiden tot de verkoop van producten wat op zijn beurt weer leidt tot het halen van de omzetcijfers. Begrijp je wat ik bedoel?

Door de hoofdtaak op te splitsen in concrete uitvoerbare kleine stappen is deze salesmanager in staat zijn dag een stuk efficiënter in te delen. Omdat hij exact weet wat hij die dag moet doen zal hij zich minder makkelijk af laten leiden door email, onbelangrijke telefoontjes en andere afleidingen.

Net als op de dag voordat je op vakantie gaat lukt het op deze manier op je prioriteiten te bepalen. Je bepaalt welke dingen kunnen blijven wachten en welke taken vandaag essentieel zijn voor het bereiken van je doelen. Aan het eind van de dag gooi je de lijst weg en morgen maak je een nieuwe.

Zo maak je van iedere dag een geweldige dag!

Waarom probeer je het niet twee weken?

Pas deze techniek twee weken lang toe en je zult versteld staan. Motiveer de mensen om je heen om dezelfde methode toe te passen en je hele team werkt efficiënt.

Maar pas op.
Dat jij zo efficiënt en productief bent betekent niet dat je omgeving dat automatisch ook is.

Houd oog voor je relatie met de mensen om je heen en blijf in balans.

Hou je lijst realistisch en werk jezelf niet iedere dag over de kop omdat je de hoeveelheid werk die je vandaag kan verzetten te positief inschat.

Nu is de beurt aan jou.

Hoe maak jij je dag zo productief als de dag voordat je op vakantie gaat? Laat je boodschap achter in de reacties.